지점별 예약, 계약, 발주 및 재고관리 자동화

배경 (Background)

웨딩 및 맞춤 정장 회사들은 지점별 예약, 계약, 발주 및 재고 관리 프로세스 개선이 운영 효율성을 높이는데 핵심적인 비지니스 밸류입니다. 각 지점별로 계약을 포함한 업무 단계별로의 추이를 실시간 확인하며 비지니스 의사 결정을 하는 것이 곧 경쟁력과 직결됩니다.

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운영팀 관리자는 회사 규모가 더 커지기 전에 프로세스 자동화와 전체 비지니스 상황을 알수 있는 KPI를 실시간 조회하려는 니즈가 있었고, 업무 각 단계별로 어느 부분을 자동화 할 수 있는지 여러 업체들과 검토하고 있는 상황이었습니다.

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아웃코드가 어떻게 프로세스 개선과 자동화 두가지를 해결할 수 있었는지 소개해 드리겠습니다.

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전체 지점의 매출 현황 파악의 어려움: 각 지점의 상담 현황, 예약 현황, 계약 현황 그리고 그에 따른 매출 데이터를 취합하고 정리하는데 많은 시간이 소요됨. 전체 비즈니스 상태를 실시간으로 파악이 어려움. 특히 이를 맡아서 처리하는 전담 직원이 각 지점에는 존재하지 않는 상황임.
수작업 커뮤니케이션 부담: 관련 정보를 지점에서 취합해서 본사에 전달하는 과정에서 불필요한 커뮤니케이션 존재함. 이로 인해 직원들은 본래 업무 이외에 많은 리소스를 사용하고, 커뮤니케이션 에러 가능성도 존재함.
지점별 자동화된 예약·계약·발주 프로세스 부재: 각 지점의 업무를 자동화하며 표준화된 프로세스가 없어서, 지점별로 일관성이 떨어져, 관리의 어려움이 더욱 가중됨.

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아웃코드 도입 후 모든 지점의 예약, 계약, 발주 현황을 한눈에 확인할 수 있는 통합 대시보드를 구축했습니다. 이를 통해 각 지점에서 실시간으로 데이터가 취합되며, 자동으로 매출 추이와 KPI를 트래킹할 수 있게 되었습니다.

또한 평소와 다른 매출 추이나, 프로세스가 지연되면 각 담당자에게 알림을 주는 기능을 추가했습니다.

데이터 취합 자동화: 각 지점의 데이터가 연동으로, 본사에서는 수작업 없이 전체 매출 데이터를 확인함. 지점별 담당자의 매출 추이, 전체 매출 추이, 각 단계별 트렌드 등을 대시보드에서 손쉽게 모니터링 함.
자동화된 커뮤니케이션: 지점별 계약 및 예약 업데이트 시, 다음 업무가 자동화되어 담당자 간 커뮤니케이션 효율성이 향상됨. 기존 인력으로도, 발주, 재고, 매출 관리가 가능해짐.
프로세스 표준화 및 일관성 강화: 아웃코드를 통해 지점별 예약, 계약, 발주 프로세스를 표준화하여 업무의 일관성을 높였고, 이를 통해 모든 지점이 동일한 업무 절차를 따르며 비즈니스 가시성과 효율성을 극대화함
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아웃코드는 실무진이 직접 설정해서 만들어 가는 자동화입니다. 아직도 메일이나 구글시트의 발주 정보를 확인해서 매일 발주처로 요청하고 계신가요?

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워크플로 자동화를 적용할 수 있는 부분은 기본적으로 분산된 데이터 소스를 기반으로 짜여진 업무 프로세스입니다.

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이미 지점 관리가 필요한 프렌차이즈, 예약, 계약 관리가 중요한 임대업 및 숙박업 회사들이 아웃코드를 사용해 업무자동화를 적용하고 있습니다.

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혹시 비슷한 문제로 고민하고 계신가요?

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