배경 (Background)

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게임 업계에서 프로와 아마추어 대회 운영을 통해 사용자가 게임을 하며 얻는 즐거움을 다른 사용자와 소통할수 있게 함으로서, 자연스럽게 게임 제품에 대한 지속적인 관심도를 유지합니다.  대회를 기획하는 단계에서는 기획 목표와 더불어 다음과 같은 항목들을 고려하게 되는데, 운영 데이터의 정리, 흐름, 관리 부분에서는 보통 IT 팀이나, 외부 개발사의 지원이 필요합니다.

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대회 운영 기획시 고려해야할 항목 : 마케팅 활동, 예산, 랜딩페이지, 운영 채널, 채널 페이지 구성,  내부 운영 흐름, 예산 등

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일반 사용자를 대상으로 한 대회를 운영하는 과정에서 데이터 관리와 커뮤니티 관리가 중요한 역할을 합니다. 그러나 아직 많은 게임 회사들도 영업 마케팅에 필요한 업무 흐름(워크플로)에 대한 부분을 자동화 하지는 못하고 있어서, 데이터 연동이 되지 않았을 때의 운영 복잡성을 가지고 있고, 따른 프로세스 구축 및 개선이 필요한 경우입니다.

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대회 참가자의 정보와 경기 결과, 순위에 따른 랭킹 점수 부여, 추가 커뮤니티와 소통 등을 수작업으로 관리하는 것은 생각만 해도 많은 데이터 수작업을 동반합니다. 또한 참여자가 많아 졌을때에는 구글 시트나 엑셀에서 함수나 스크립트로 해결하기 어렵고, 운영 효율성은 매우 안좋아 집니다.

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아웃코드는 내부 데이터 연동을 통해 대회 운영을 자동화하고, 데이터의 실시간 연동과 커뮤니케이션 자동화를 통해 게임 회사의 대회 운영을 효율화한 사례를 소개합니다.

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도전과제 (Challenges)

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1. 데이터 미연동으로 복잡한 데이터 작업 반복: 대회 참가 신청, 신청 후 선수 번호 부여, 참가 대회 사전 알림, 종료후 랭킹 데이터를 자동으로 조회, 웹화면에 조회, 선수 관리 및 이 후 대회 참가 요청 CRM 등 많은 일련의 업무들이 데이터 미연동으로 모두 매뉴얼로 진행해야 하는 상황.
2. 규모가 증가하면서 새로운 프로세스가 필요해짐: 대회가 성공리에 진행되어 규모가 곧 수십만명이 참가하는 대회로 커질 것으로 예상되어, 빠르게 업무 프로세스를 개선하지 않으면 안되는 상황에 직면. 그러면 그럴 수록, 랭킹이나 대회 정보를 정확하게 전달하는 것이 중요해짐. 기존의 업무 방식에서는 일정 부분 휴먼 에러가 발생하고 있었음.
3. 커뮤니티 관리의 어려움: 대회 참가자들과의 소통을 위한 커뮤니티 관리도 수작업에 의존해야 했습니다. 직접 확인하며 챙겨야 하는 사항이 많아지면서, 현재 리소스에 업무를 맞추는 상황이 되면서, 대회 공지가 늦어진다던지, 참가 사실에 대한 부분을 한 번더 리마인드 한다던지, 고객 경험 측면에서 최적화된 커뮤니케이션을 제공하지 못하는 것에 대한 이슈 발생.

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결과 (Result)

아웃코드는 아래와 같은 자동화를 기대하는 업무 프로세스에 맞게 제공하였습니다.

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대회 운영 과정에서 필요한 모든 데이터를 실시간으로 연동하고 자동화할 수 있었습니다. 웹훅, 구글 시트, 메세지 발송 툴, DB 등 다양한 툴과의 연동을 통해 데이터의 흐름을 자동화하고, 대회 진행에 필요한 모든 정보를 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다.

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다음과 같은 자동화 기능이 구현되었습니다:

• 데이터 연동: 대회 참가자 정보와 경기 결과가 실시간으로 연동되어, 참가자 정보가 참가자 게시판에 실시간 업데이트되었습니다. 경기 결과를 빠르게 확인할수 있었으며, 연동이 필요한 곳에 모두 조회가 가능하도록 배치했습니다.
• 복잡한 데이터 작업 자동화: 대회 점수 계산, 순위 집계, 특정 대회의 가중치를 부여한 순위 점수 등의 복잡한 작업을 자동화하여 데이터 관련 수작업을 모두 자동화했습니다. 이로 인해 담당 직원들은 커뮤니티 활동성, 컨텐츠가 대회 기획의도에 맞는지를 확인하는데 업무를 집중할 수 있게 되었습니다.
• 커뮤니케이션 자동화: 참가자들에게 자동으로 대회 일정, 공지사항, 점수 업데이트 등을 메시지 발송 툴을 통해 전달하여 대회 운영 전반을 자동화했습니다.

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수만명이 참가하는 대회 운영을 두명이 진행하고 있습니다. 혹시 비슷한 문제로 고민하고 계신가요?

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스포츠 대회, 사내 행사, 외부 초청 이벤트, 마케팅 캠페인 등 운영 자동화에 대해서 알려드립니다.  

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