RPA 대 워크플로 자동화: 주요 차이점 살펴보기

최근에 점점 더 많은 기업들이 시장 경쟁 격화와 수익성 위기를 겪으면서 비즈니스 프로세스를 더 많이 자동화하고 있습니다.

공통적으로 자동화는 효율성을 개선하고 비용을 절감합니다. 그리고 올바르게 수행하면 조직이 프로세스를 체계화하여 민첩하고 혁신할 수 있도록 도움을 줍니다.

기업에서 필요한 자동화를 결정하기 위해 RPA 소프트웨어나 워크플로 자동화 도구 (또는 둘 다)를 도입할지 결정해야 합니다 .

각각을 검토하고 직접 비교하여 선택의 가이드를 드리는 목적으로 작성되었습니다. 그런 다음 워크플로 자동화의 일부로 RPA를 활용할 수 있는 또 다른 유형의 솔루션을 제시합니다.

RPA란 무엇인가요?

RPA(로봇 프로세스 자동화)는 사용자 인터페이스 수준에서 인간의 행동을 모방하는 "봇" 또는 스크립트를 사용하는 솔루션입니다. 공급업체에 따라 OCR(문서 인식 및 처리)과 같은 기능이 추가될 수 있습니다.

RPA의 작동 방식을 이해하기 위해 예를 들어보겠습니다. RPA 봇은 특정 스프레드시트에서 필드 값을 복사한 후, CRM과 같은 타사 애플리케이션에 사용자가 로그인하는 것처럼 동작하여, 복사한 데이터를 해당 애플리케이션의 특정 필드에 입력하거나 붙여넣을 수 있습니다. 만약 이 봇이 무인 상태라면, 사전에 정의된 시간이나 이벤트에 따라 이 작업을 반복적으로 수행할 수 있습니다.

장점:

문서를 인식하거나 생성하는 작업에서 효과적으로 활용될 수 있습니다.
애플리케이션의 UI가 변경되지 않는 한 안정적으로 작동할 수 있습니다.

단점:

취약성: 버튼 위치, 레이블 이름, 입력 필드 등 사소한 UI 변경만으로도 봇이 고장날 수 있습니다. 이는 업그레이드나 소프트웨어 업데이트 후 자주 발생하는 상황입니다.
프로세스 개선 효과 부족: RPA는 기존에 사람이 하던 작업을 봇이 대신할 뿐, 프로세스 자체를 근본적으로 바꾸지는 않습니다. 오히려 많은 경우, 프로세스의 문제를 악화시킬 수 있습니다.
유지 관리 부담: 각 작업 단위별로 봇을 구축해야 하므로, 많은 봇을 관리하는 데 많은 인력과 기술 자원이 필요하며, 그에 따라 높은 비용이 발생할 수 있습니다. 특히, RPA는 각 개별 작업을 자동화하는 방식이므로, 워크플로우가 복잡할수록 관리해야 할 봇의 수가 기하급수적으로 증가합니다. 이러한 봇의 증가로 인해 유지 보수와 관리가 어려워지며, 전체적인 시스템의 안정성이 떨어질 수 있습니다.
UI 의존성: RPA가 제대로 작동하려면 애플리케이션의 사용자 인터페이스가 일정하게 유지되어야 합니다. 하지만 시스템과 애플리케이션은 지속적으로 진화하고 개선될 가능성이 높으며, 이로 인해 UI가 변경될 수 있습니다. 이러한 변경 사항을 추적하고, 영향을 받는 봇을 재설계하는 일은 어렵고 자주 누락될 수 있습니다.
안정성: RPA는 예상된 패턴이나 동작에 기반해 작동하지만, 예상하지 못한 예외 상황이 발생하면 적절히 대응하지 못할 수 있습니다. 예를 들어, 네트워크 지연, 서버 오류, 입력 데이터의 포맷 오류 등이 발생하면 RPA 봇이 중단되거나 잘못된 데이터를 처리할 위험이 있습니다. 이러한 에러 상황에 대비해 강력한 예외 처리 로직이 필요하지만, 이를 구현하는 데 시간과 비용이 많이 듭니다.
스케일링 문제: RPA는 단일 작업이나 소규모 프로세스 자동화에는 적합하지만, 대규모 시스템에서 수백 개 이상의 프로세스를 동시에 관리하는 데는 한계가 있습니다. 많은 봇을 동시에 관리하고 실행하려면 고도화된 인프라와 자원이 필요하며, 이러한 시스템이 안정적으로 운영되지 않으면 병목 현상이나 시스템 다운타임을 초래할 수 있습니다.

Deloitte가 400개 글로벌 기업을 대상으로 실시한 설문 조사에서 조사 대상 조직의 63%가 RPA 프로젝트의 납품 기한을 맞추지 못한 것으로 나타났습니다. 성공한 조직의 경우 예상보다 긴 봇 구현으로 인해 투자 수익률(ROI)이 지연되었습니다. EY 연구에 따르면 초기 RPA 프로젝트의 30~50%가 실패했습니다.

대규모 RPA 프로세스 구현에서 큰 수익을 기대하는 기업 리더는 종종 실망합니다. 조직이 작업을 프로세스로 착각하고 자동화하려는 프로세스의 복잡성이나 무인 봇을 완전히 통합하고 자동화하는 데 걸리는 시간을 크게 과소평가할 때 문제가 발생합니다. 그 결과 프로젝트가 지연되거나 중단될 수 있습니다.

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워크플로 자동화 플랫폼이란?

비즈니스 프로세스를 엔드투엔드로 자동화할 수 있는 플랫폼 유형입니다. 더 구체적으로, 업무 흐름에 따라 자동으로 데이터소스, 애플리케이션, 내/외부 시스템을 연동하고 작업들을 수행할 수 있습니다.

제조 회사의 워크플로를 생각해 보겠습니다 . 새로운 제품을 설계, 테스트 및 출시, 생산, 판매하는 프로세스에 여러 부서가 관여합니다. 워크플로 자동화는 설계 승인, 프로토타입 테스트 및 생산, 마케팅과 같은 업무 흐름을 관리하고 동기화하여 각 단계가 올바른 순서로 제 시간에 완료되도록 할 수 있습니다.

워크플로 자동화의 주요 장점은 여러 단계의 복잡한 작업을 실수 없이 원활하게 실행할 수 있다는 것입니다. 오류와 지연 위험을 줄여 전반적인 성능을 개선합니다

다음의 주문처리 워크플로 자동화는 쉽게 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

고객이 신규 주문을 클릭하면 자동화된 시스템이 주문을 분류하고 재고 시스템에 업데이트하며, 고객에게 적합한 알림을 보냅니다. 특정 기준에 따라 주문의 우선순위를 정하거나, 업무 로직을 변경할 수도 있습니다.

워크플로 자동화 흐름:

고객 주문 접수
내부 데이터베이스 업데이트
재고관리 시스템을 호출하여 재고 상황 비교
재고가 없는 경우, 대체 상품을 제시하는 고객 메세지 전송
해당 재고가 있는 경우, 물류 시스템에 자동으로 발주 데이터 업데이트
고객에게 주문 접수 알림 메세지 전송
재고가 없는 주문의 경우 내부 담당자에게 자동 알림

장점:

워크플로 자동화는 프로세스가 수행되는 방식을 근본적으로 더 나은 방향으로 개선할 수 있습니다.
조직 구성원들이 적극적이고 스마트한 워크플로를 구성하는데 필요한 실행 가능한 통찰력과 방법을 제공할 수 있습니다.
직원들은 복잡한 개발없이 스스로 워크플로를 만들고 개선할 수 있습니다.
워크플로 자동화는 RPA보다 교육과 유지 관리가 덜 필요합니다. 워크플로 자동화는 프로세스 내에서만 작업을 실행하면 되므로 실행 시간이 더 짧습니다. RPA는 전체 비즈니스 프로세스를 자동화하기 위해 더 많은 단계가 필요하며, 이는 자동화된 워크플로 보다 더 오래 걸릴 수 있습니다.

단점:

애플리케이션이 사용자의 테스크톱에서 실행되는 경우 워크플로 자동화 도구가 해당 애플리케이션에 연결하지 못할 수 있습니다.
도구가 편리한 사용성의 UX를 제공하지 않는다고 가정하면 대부분의 비즈니스 사용자는 이를 사용할 수 없습니다.

RPA 대 워크플로 자동화

RPA가 적용되는 자동화 작업:

한 시스템에서 다른 시스템으로 데이터를 복사하는 등의 데이터 입력 작업을 자동화합니다.
송장에서 데이터를 추출하고 회계 시스템에 입력하여 송장 처리를 자동화합니다.
자주 묻는 질문에 응답하거나 환불 요청을 처리하는 것과 같은 고객 서비스 작업을 자동화합니다.

반면, 워크플로 자동화는 여러 시스템, 부서 및 이해 관계자에 걸친 엔드투엔드 비즈니스 프로세스를 자동화하도록 설계되었습니다. 워크플로 자동화는 인간의 개입이 필요한 복잡하고 여러 단계로 이루어진 프로세스를 자동화하는 데 가장 적합합니다. 작업에는 조달, 직원 온보딩 또는 고객 서비스와 같은 여러 작업과 의사 결정 지점이 포함됩니다.

워크플로가 적용되는 자동화 작업:

HR 시스템을 통합하고, 제안서를 생성하고, 신규 직원을 위한 계정을 설정하여 직원의 온보딩 프로세스를 자동화합니다.
승인 자동화, 구매 주문서 생성, 공급업체로의 전송을 통해 조달 프로세스를 자동화합니다.
고객 문의를 적절한 부서로 라우팅하고 해결 진행 상황을 추적하여 고객 서비스 프로세스를 자동화합니다.

간단히 말해, RPA 봇은 단지 수동 작업을 자동화합니다. 그리고 이것이 직원 개별의 효율성을 개선하고 시간을 절약할 수는 있지만, 프로세스가 수행되는 방식을 근본적으로 바꾸지는 않습니다. 따라서 투자 대비 효용이 제한됩니다.그러나 워크플로 자동화 도구를 사용하면 프로세스를 변환할 수 있으므로 작업 기반 자동화보다 비즈니스에 더 큰 이점을 제공할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 흐름을 자동화하는 것은 사람들이 협력하고, 결정을 내리며 상호작용해야 하는 작업에 더 적합합니다. 반면에 RPA(로봇 프로세스 자동화)는 매번 동일하게 반복되며, 업무 로직이나 의사결정이 필요하지 않은 작업에 적합합니다.

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